Lewati ke isi

R3. Runbook Pengendalian Major Event

Hanya untuk Penggunaan Internal – Referensi Operasional

Materi ini ditujukan untuk pelatihan internal, Handover, dan referensi operasional yang diotorisasi. Membaca materi ini tidak memberikan kewenangan untuk melakukan tindakan terkendali.

Runbook ini menggunakan bahasa netral sistem. Path sistem, parameter, kode produk, dan langkah Execution yang berlaku harus mengikuti SOP terbaru yang telah disetujui, control sheet, dan sistem produksi yang diotorisasi.

Batas Kewenangan Operasional

  • Dealer dapat mengidentifikasi masalah, melakukan verifikasi, menyimpan bukti, melakukan eskalasi, monitoring, dan menyelesaikan Handover.
  • Tindakan terkendali hanya boleh dilakukan oleh personel yang secara eksplisit diberi kewenangan untuk tindakan tersebut.
  • Dealer tidak boleh secara mandiri mengubah Order, menyesuaikan status risiko Client, menerapkan pengendalian event, memulihkan akun, menambahkan atau menghapus Credit, atau menyampaikan logika pengendalian internal kepada Client.

1. Tujuan

R3 memastikan major market event ditangani melalui persiapan, monitoring, validasi pengendalian, konfirmasi pemulihan, pencatatan Incident, dan Handover yang disetujui. Tujuannya adalah mengurangi ketidakpastian operasional tanpa menjadikan pengendalian event sementara sebagai praktik rutin yang tidak terdokumentasi.

2. Identifikasi dan Cakupan Event

Sebelum control window dimulai, konfirmasikan:

  • nama event dan relevansinya terhadap pasar;
  • referensi Event Calendar / Event & Product Control Sheet terkini yang telah disetujui;
  • produk dan sesi yang diperkirakan terdampak;
  • hari libur, kondisi likuiditas, atau keterbatasan platform yang diketahui;
  • Exposure dan konsentrasi Client saat ini;
  • Incident sebelumnya atau pola masalah yang berulang;
  • kebutuhan staf, reviewer, dan cakupan eskalasi.

Gunakan Event Calendar terkini yang disetujui dan catatan risiko internal. Jangan mengandalkan ingatan atau chat pasar tidak resmi.

3. Validasi Waktu Event & Zona Waktu

Waktu event harus divalidasi terhadap Event Calendar terkini yang disetujui dan referensi Server Time platform saat ini. Event sheet sebelumnya, waktu yang diingat, atau asumsi zona waktu historis tidak boleh digunakan sebagai satu-satunya sumber konfirmasi.

Sebelum setiap major event, verifikasikan:

  • waktu rilis resmi;
  • MT Server Time;
  • Waktu Jakarta;
  • Waktu Hong Kong;
  • apakah Server Time saat ini konsisten di seluruh platform terkait;
  • apakah konversi daylight-saving time atau standard time telah diterapkan dengan benar.

Jangan melakukan hard-code GMT+2, GMT+3, atau aturan waktu permanen platform apa pun ke dalam Runbook ini.

Gunakan prinsip-prinsip berikut:

  • validasikan terhadap referensi Server Time platform dan aturan zona waktu saat ini;
  • jika waktu platform, waktu pengumuman, atau pengingat roster berbeda, hentikan konfirmasi pengendalian lebih lanjut dan segera lakukan eskalasi;
  • jangan mengonfirmasi waktu event berdasarkan ingatan, sheet lama, atau waktu event dari siklus sebelumnya.

Catat:

  • pihak yang memvalidasi waktu;
  • waktu validasi;
  • sumber event yang digunakan;
  • control window yang dikonfirmasi;
  • apakah terdapat perbedaan zona waktu atau waktu platform.

4. Verifikasi Pengingat & Pengumuman

Sebelum event, konfirmasikan bahwa hal-hal berikut telah disiapkan:

  • Event Calendar terkini telah diperbarui;
  • pengingat roster atau Handover telah diatur;
  • personel terkait telah menerima pengingat yang diwajibkan;
  • redaksi pengumuman internal, waktu event, dan control window konsisten;
  • jika berlaku, pengumuman eksternal di website atau platform telah diperiksa oleh owner yang ditunjuk;
  • task event saat ini, owner, dan waktu review sudah jelas.

Jangan mencatat nama grup, nama pribadi, URL internal, path pengingat lama, atau instruksi tombol alarm.

Gunakan nama peran:

  • Event Owner;
  • Shift Leader;
  • Designated Operator;
  • Client Communication Owner;
  • Dealer;
  • IT On-call.

Tanggung jawab peran:

Peran Tanggung Jawab
Event Owner Mengonfirmasi bahwa Event Calendar, validasi waktu, dan persiapan pengingat telah selesai
Shift Leader Mengonfirmasi cakupan Shift, informasi Handover, dan Operator yang bertanggung jawab
Designated Operator Mengonfirmasi status pengendalian terkait yang disetujui sesuai rencana yang disetujui
Client Communication Owner Mengonfirmasi redaksi pengumuman dan waktu rilis
Dealer Mengonfirmasi pengingat telah diterima, memantau abnormalitas, menyimpan bukti, mengeskalasi pengecualian, dan menyelesaikan Handover
IT On-call Mendukung investigasi abnormalitas teknis; tidak memutuskan rencana pengendalian risiko

Pengingat yang tidak tersedia, ownership yang tidak jelas, atau waktu pengumuman yang tidak konsisten harus diperlakukan sebagai gap pengendalian operasional dan segera dieskalasikan.

Jika ditemukan kesenjangan:

  • Dealer tidak boleh menganggap proses telah selesai;
  • segera beri tahu Shift Leader;
  • Shift Leader menetapkan remediation owner dan mencatat tindakan remediasi;
  • jika control window semakin dekat dan konfirmasi masih belum lengkap, eskalasikan kepada Manager / Risk Owner.

5. Rencana Pengendalian Event yang Disetujui

Rencana yang disetujui harus menetapkan:

  • control window;
  • produk atau Group akun yang terdampak;
  • fokus Monitoring;
  • pengendalian sementara yang diotorisasi, jika ada;
  • approval owner;
  • reviewer dan Handover owner;
  • kondisi pemulihan.

Dealer memverifikasi status approval, memantau kondisi, menyimpan bukti, mengeskalasi pengecualian, dan menyelesaikan Handover.

Hanya Operator berwenang yang boleh menerapkan atau menghapus pengendalian sementara yang disetujui melalui sistem yang diotorisasi dan berlaku saat ini. Dealer tidak boleh secara mandiri mengaktifkan, menyesuaikan, memperpanjang, atau menghapus pengendalian event.

6. Penempatan Staf, Notifikasi, dan Review

Untuk major event, Shift Leader / Manager mengonfirmasi:

  • siapa yang memantau Quote dan Execution;
  • siapa yang memantau Exposure dan order flow terkonsentrasi;
  • siapa yang memeriksa keluhan atau sengketa Client;
  • siapa yang memvalidasi pengendalian sementara;
  • siapa yang menyetujui perubahan selama control window;
  • siapa yang bertanggung jawab atas Handover setelah event.

Nama peran harus digunakan sebagai pengganti nama pribadi dalam materi pelatihan yang dapat digunakan kembali.

7. Monitoring Control Window

Selama control window event, pantau:

  • kualitas Quote dan perilaku Spread;
  • arus Order, rejection, timeout, partial fill, dan sinyal quick close-out;
  • konsentrasi Exposure dan arus Client searah;
  • keluhan Client atau sinyal sengketa;
  • kondisi platform dan rantai Execution;
  • penyimpangan dari rencana pengendalian yang disetujui.

Jangan mengubah cakupan pengendalian hanya berdasarkan satu pengamatan. Eskalasikan dengan bukti ketika kondisi yang diamati berbeda dari rencana yang disetujui atau baseline yang diharapkan.

8. Validasi Pengendalian Sementara

Jika pengendalian sementara yang disetujui sedang aktif:

  • konfirmasikan bahwa pengendalian tersebut aktif dalam cakupan yang disetujui;
  • konfirmasikan bahwa produk, akun, atau sesi yang tidak terkait tidak terdampak;
  • konfirmasikan bahwa bukti Monitoring disimpan;
  • segera lakukan eskalasi jika hasilnya berbeda dari instruksi yang telah disetujui.

Validasi harus diulang setelah setiap perubahan yang telah disetujui.

9. Pemulihan Pasca-Event

Setelah control window:

  • validasikan bahwa pengendalian sementara yang disetujui telah dihapus, dipulihkan, atau dipertahankan sesuai instruksi;
  • konfirmasikan bahwa Quote, Execution, dan kondisi platform telah kembali ke kondisi operasional yang disepakati;
  • review Order terdampak, sengketa, dan sinyal dampak terhadap Client yang belum terselesaikan;
  • dokumentasikan semua hal yang harus dilanjutkan ke Shift berikutnya.

Pemulihan baru selesai setelah validasi dan Handover, bukan saat market event berakhir.

10. Catatan Incident dan Handover

Catatan event harus mencakup:

  • ringkasan event dan control window;
  • rencana yang disetujui dan status approval;
  • hasil validasi pengendalian;
  • pengamatan atas Quote, Execution, Exposure, dan keluhan;
  • Incident atau Order abnormal;
  • item terbuka dan owner yang ditetapkan;
  • pemicu review berikutnya.

11. Konfirmasi Manager Diperlukan

Hal-hal berikut memerlukan konfirmasi akhir dari Manager sebelum menjadi aturan permanen:

  • control window event;
  • standar validasi waktu event dan zona waktu;
  • ownership pengingat dan pengumuman;
  • kewenangan untuk pengendalian sementara;
  • standar pemulihan;
  • ambang penanganan sengketa Client;
  • ambang eskalasi untuk konsentrasi Exposure;
  • ownership review pasca-event.